ACFE 2014 Suistimal Raporu Yayınlandı

• Fikret Sebilcioğlu, SMMM  CFE, Anti-Bribery Specialist
• Yönetici Ortak
• E-posta Gönder

Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) Çalışanların Yaptıkları Suistimallere İlişkin 2014 Raporunu Yayınladı

Suistimal iş dünyasının kanserli hücreleri gibi. Hiç bir ayrımcılık gözetmeden her zaman ve yerde ortaya çıkabiliyor. Mücadele noktasında alınan kontroller suistimalin etkilerini azaltsa dahi hiç bir kurumun bu tehlikeden tamamen kurtulması mümkün değil.

Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) çalışanların yaptıkları suistimallerin maliyeti, yöntemleri ve suistimali yapanlar ile mağdurlarına ilişkin 2014 yılı araştırma raporunu yayınladı. Raporun ismi "Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse”. Araştırma dünya genelinde ACFE’ye üye suistimal inceleme uzmanlarının gerçekleştirdiği 1.483 adet suistimal incelemesine dayanıyor.

Şirketlerin (tüm özel şirketler ile kamu kurumları) maruz kaldığı bir çok farklı suistimal yöntemleri olmasına rağmen, bu raporda yer alan araştırma dünyada en fazla yaygınlık gösteren "çalışanların yaptıkları suistimaller” üzerinde odaklanmıştır. Çalışan suistimalleri bir kişinin mesleğini, çalıştığı şirketin kaynaklarını ve varlıklarını maksatlı olarak kötüye kullanmak yoluyla şahsi fayda sağlanması olarak tanımlanabilir.

Bu raporda detayları verilen araştırma, 100’den fazla ülkede gerçekleşmiş 1,483 mesleki suistimal vakasına dayanmaktadır. Avrupa kıtasında gerçekleşen toplam vaka sayısı176, bu rakamın içinde Türkiye’de gerçekleşen vaka sayısı ise 13’dür.

Tespitler

Araştırmaya konu olan vakalara ilişkin rapordaki tespitler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Araştırmaya katılanlar normal bir şirketin her yıl suistimallerden dolayı cirosunun %5’ini kaybettiğini tahmin ediyor. Bu doğrultuda 2013 yılı küresel gayri safi hasıla dikkate alınırsa suistimallerden kaynaklanan tahmini küresel zarar yaklaşık 3.7 trilyon Amerikan Doları olarak hesaplanıyor.
• Suistimallerden kaynaklanan ortalama zarar vaka başına 145.000 Amerikan Doları. Vakaların %22’nde ise zarar 1 milyon Amerikan Doları’ndan daha yüksek.
• Suistimalin başlangıcı ile tespiti arasında geçen süre yaklaşık 18 ay.
• Çalışan suistimalleri üç kategoride sınıflandırılıyor: (a) Varlıkların kötüye kullanılması (b) yolsuzluk ve (c) mali tablo suistimalleri. Araştırmadaki vakaların %85’ini varlıkların kötüye kullanılmasına ilişkin suistimaller oluştururken bu vakalardan oluşan ortalama zarar 130.000 Amerikan Doları olarak hesaplanmış. Diğer taraftan mali tablo suistimalleri toplam vakaların sadece %9’unu oluşturmasına rağmen, vaka başına ortalama zarar ise 1 milyon Amerikan Doları olarak belirlenmiş. Yolsuzluk ise vakaların %37’sini oluştururken, ortalama zarar 200.000 Amerikan Doları olarak hesaplanmış.
• Araştırmada bir çok vakanın yukarıda belirtilen kategorilerden birden fazlasını içerdiği görülüyor. Yaklaşık olarak vakaların %30’u bu kategorilerin en az ikisini içeriyor.
• Araştırmada suistimal vakalarının ortaya çıkarılmasındaki en etkin mekanizmanın hotline (ihbar mekanizması veya ihbar hattı) olduğu ortaya çıkmış. Vakaların yaklaşık %40’ı ihbar ile ortaya çıkarılmış. Bu ihbarların yaklaşık yarısı ise şirket çalışanları tarafından yapılmış.
• Ölçek olarak küçük işletmelerde suistimallerden kaynaklanan kayıplarının oransal olarak büyük işletmelerden daha fazla olduğu tespit edilmiş. Ayrıca araştırmada küçük işletmelerin karşılaştığı suistimal risklerinin büyük işletmelerden farklı olduğu ve belirli suistimal yöntemlerinin küçük işletmelerde daha yaygın olduğu ortaya konuyor.
• Araştırmadaki vakalar ağırlıklı olarak bankacılık ve finansal hizmetler, kamu idaresi ve üretim sektörlerinde gerçekleşmiş olmakla birlikte, en yüksek kayıplar madencilik, gayrimenkul ve petrol ve gaz sektörlerinde gerçekleşmiş.
• Araştırma suistimal risklerine karşı kontrollerin varlığı ile suistimalden kaynaklanan kayıpların asgariye indirilmesi ve suistimal sürelerinin azaltılması arasından paralelliği ortaya koyuyor. Belirli suistimal risklerine karşı kontrollerini oluşturmuş bir şirkette meydana gelen bir suistimalin, bu kontrolleri tesis etmeyen şirketlere göre, daha düşük maddi kayıplara sebep olduğu ve çok daha kısa sürede ortaya çıkarıldığı belirlenmiş.
• Suistimali yapan çalışanın yetkisi ne kadar yüksek ise, ortaya çıkan kayıp o oranda artıyor. Suistimal vakalarının sadece %19’u şirket sahipleri veya üst düzey yöneticiler tarafından gerçekleştirilmiş olsa da, neden oldukları kayıplar vaka başına ortalama 500.000 Amerikan Doları olarak belirlenmiş. Bunun tersine, personel tarafından yapılan suistimal vakalarının toplam vakaların %42’sini oluşturmasına rağmen, bu suistimallerin neden olduğu kayıp vaka başına sadece ortalama 75.000 Amerikan Doları. Yöneticiler tarafından yapılan suistimaller ise toplam vakaların %36’sını oluştururken, ortaya çıkan kayıp ortalama 130.000 Amerikan Doları olarak hesaplanmış.
• Suçun birden fazla çalışan tarafından işlenmesi (danışıklılık durumu) suistimallerin ortaya çıkarılmasını zorlaştırmakta ve kayıpların artmasına neden olabilmektedir. Suistimal suçunun sadece bir kişi tarafından işlenmesi durumunda ortalama kayıp 80.000 Amerikan Doları iken, suçu işleyenlerin sayısı arttıkça kayıplarda önemli ölçüde artıyor. Suçu iki kişi işlediğinde ortalama kayıp 200.000 Amerikan Doları, 3 kişi işlediğinde 355.000 Amerikan Doları, dört veya daha fazla kişi suça bulaşmış ise kayıp 500.000 Amerikan Dolarından daha fazla oluyor.
• Araştırmaya konu olan suistimal vakalarının %77’si mali işler, satış, üst düzey yönetim, müşteri hizmetleri ve satın alma departmanlarında çalışan personel tarafından gerçekleştirilmiş.
• Araştırma çalınan paranın suçludan geri alınmasının önemli bir zaman ve çaba gerektirdiği ortaya koyuyor. Bir çok kurum bu parayı hiç bir zaman geri alamıyor. Araştırmanın yapıldığı tarih itibariyle suistimale maruz kalan şirketlerin sadece %14’ü kayıplarını tamamen ve %28’si kısmen telafi etmiş iken, %58’si gerçekleşen kaybın hiç bir kısmını telafi edememiştir.

Sonuç ve tavsiyeler

• Çalışanların yaptıkları suistimaller iş dünyasının küresel bir sorunu. Suistimal suçunu işleyenlerin kullandıkları yöntemler ve şirketlerin suistimal riskine karşı aldıkları önlemler ülkeden ülkeye farklılıklar gösterse de, araştırma sonucunda elde edilen veriler küresel açıdan oldukça tutarlı. Bu tutarlılık, suistimal riskinin önemini ve yaygınlığı ortaya koyuyor.

• Suistimal suçu ne kadar uzun sürerse, mali kayıplarda o ölçüde artmaktadır. İtiraf, dış denetim veya rastlantı gibi reaktif tespit yöntemlerinin suistimali ortaya çıkarması daha fazla zaman almakta ve buna bağlı olarak kayıplar büyümektedir. Bu nedenle ihbar mekanizmaları (hotline), yönetimin kontrol prosedürleri, iç denetim ve personel takibi gibi proaktif yöntemlerin kullanılması suistimallerin daha erken tespit edilmesinde ve buna bağlı olarak kayıpların asgari seviyelere indirilmesinde hayati bir öneme sahiptir.
• Küçük işletmeler suistimal riskine karşı yeterli kontrollerle korunamamakta ve suistimallerden daha fazla etkilenmektedir. Bu işletmelerde suistimali önlemeye ve tespitine ilişkin kaynaklar sınırlı olmakla birlikte, bazı etkin kontroller (suistimal ile mücadele politikası, yöneticilerin kontrolleri ve personel için suistimal farkındalık eğitimleri) uygun maliyetlerle oluşturulabilir ve böylece bu şirketler suistimal riskine karşı makul ölçülerde korunabilir.
• Araştırmaya konu olan vakaların gerçekleştiği şirketlerin önemli bir kısmı bağımsız denetim hizmeti almasına rağmen bağımsız denetim prosedürlerinin suistimal vakalarının ortaya çıkarılmasındaki rolü oldukça düşüktür. Araştırmada bağımsız denetim ile tespit edilen suistimal vakaları sadece %3 iken, rastlantı sonucu ortaya çıkan suistimal vakalarının oranı ise %7’dir. Bağımsız denetim bir şirket için kurumsal yönetim açısından çok önemli bir yere sahip olmakla birlikte, bu araştırmadaki sonuçlar bağımsız denetimin suistimal vakalarını ortaya çıkarma noktasında önemli bir kontrol mekanizması olmadığını ortaya koymuştur.
• Araştırma suistimal ile mücadeleye ilişkin etkin kontrollerin şirketler tarafından kullanılmadığını göstermiştir. Örneğin, proaktif veri gözetimi ve analizi mağdur olan şirketlerin sadece %35’i tarafından uygulanırken, bu kontrollerin varlığı kayıpların %60 azalmasına ve %50 oranda suçun daha erken tespitine yardımcı olmuştur. Diğer az kullanılan kontroller (sürpriz denetimler, suistimal ile mücadele eden bir ekibin kurulması veya suistimal risk değerlendirme çalışmaları gibi) kayıpların azaltılmasında ve suçun erken tespitinde olumlu rol oynamaktadır. Şirket yönetimleri suistimal ile mücadele konusunda para harcarken, oluşturulacak olan kontrollerin etkinliğini ve bu kontroller ile suçluda yakalanma korkusunu ne kadar arttıracağını dikkate almalıdır.
• Araştırmada suistimal suçunu işleyen çalışanların büyük çoğunluğu bu suçu ilk defa işlemektedir. Bu araştırmaya konu olan vakalardaki suçluların sadece %5’i daha önceden bu suçu işlemiş iken, %82’si bu suçu işlememiştir. İş başvurularında adayın geçmişine dönük yapılan araştırmalar adayların belirlenmesinde önemli bir yöntem olmakla birlikte, suistimal suçu işleyeme olan yatkınlıkların değerlendirilmesinde yardımcı olamayabilir. Araştırma, bir çok suçlunun istihdam edildikleri kurumlarda suistimal suçunu işlemeden önce uzun yıllar çalıştıklarını göstermektedir. Bu nedenle, işe alım sürecinden sonra proaktif olarak çalışanların sürekli takibi ile olası tehlikelerin anlaşılması ve değerlendirilmesi, suistimal vakalarının tespit edilmesinde etkili bir yöntem olacaktır.
• Suistimal suçu işleyen çalışanların bir çoğu normalde sahip olabilecekleri yaşam standardının üstünde olmaları veya müşteriler veya tedarikçilerle normal olmayan ölçülerde yakın ilişki içinde olmaları gibi işledikleri suçu ele verecek davranış özellikleri gösterirler. Araştırmaya konu olan vakaların %92’sinde, suçun ortaya çıkarılmasından önce suçu ele verecek en az bir ortak davranış belirlenmiştir. Bu nedenle diğer faktörlerle birlikte düşünüldüğünde suistimali ortaya çıkarabilecek bu davranışlara ilişkin tüm ilgili tarafların (şirket sahipleri ve yönetimi, çalışanlar, iç ve dış denetçiler gibi) farkındalığı eğitimler ile arttırılmalıdır.

Araştırmanın yukarıda özetlediğimiz sonuçları dikkate alındığında Türk şirketlerinin bu çalışmadan alacağı çok fazla ders olduğu açık. Hem ACFE’nin vakaları incelendiğinde hem de Türkiye’nin Uluslararası Şeffaflık Örgütü’nün (Transparency International) yaptığı 2013 yılı Yolsuzluk Algısı çalışmasında 177 ülke arasında 53 üncü sırada yer alması Türkiye’de suistimal gerçeğini ortaya koyuyor.

Suistimal doğası itibariyle iş dünyasında ve toplumda konuşulması hoş olmayan bir konu. Ancak açıklıkla konuşulmadan ve sürekli mücadele edilmeden etkileri azaltılamayacak bir tehlike.

Fikret Sebilcioğlu, SMMM, CFE