Bu yazımda sizlere, iş dünyasında sıklıkla göz ardı edilen ancak suistimal önleme ve tespit etme konusunda büyük bir etkiye sahip olan bir konudan bahsedeceğim: Stok sayımları. Evet, belki de birçoğunuza sıkıcı veya önemsiz bir konu gibi gelebilir ama bana izin verin, size stok sayımlarının aslında suistimalle mücadelede ne kadar kritik bir rol oynadığını anlatayım.
Stok sayımları, bir işletmenin envanterinin fiziksel olarak sayılması ve kaydedilmesi sürecidir. Bu süreç, işletmenin sahip olduğu varlıkların tamlığını, doğruluğunu ve güvenirliğini doğrulamanın yanı sıra, suistimali önleme konusunda da kritik bir rol oynar. Peki, nasıl mı?
Bunu bir örnek olay üzerinden açıklayalım. Diyelim ki bir perakende mağazasında çalışıyorsunuz ve stok sayımı yapmak için hazırlıklara başladınız. Ancak sayım sırasında, normalde stok listesinde olması gereken bir ürünün fiziksel olarak bulunmadığını fark ettiniz. İlk başta basit bir stok noksanlığı gibi gelebilir ama bu konu dikkatinizi çekti ve durumu daha yakından incelediniz. Sonuç? Ürünlerin çalındığını ve envanter kayıtlarının manipüle edildiğini keşfettiniz. İşte stok sayımının gücü burada devreye giriyor. Bu tür suistimal belirtileri, erken müdahale ile ciddi zararları önleyebilir. Ancak, bu belirtilerin dikkatle değerlendirilmesi ve kök neden bulunana kadar soruşturulması önemlidir.
Stok sayımları, suistimalle mücadelede önleyici ve tespit edici bir rol oynar çünkü düzenli olarak yapılan doğrulamalar, potansiyel suistimali tespit etmenin ve önlem almanın bir yoludur. Ayrıca, stok sayımlarının düzenliliği ve doğruluğu, işletmenin güvenilirliğini artırır ve suistimal riskini azaltır.
Stok sayımlarının suistimal risklerini önlemedeki rolünü 4 başlık halinde sıralayabiliriz:
Doğruluk ve Güvenilirlik
Stok sayımları, işletmenin stoklarının gerçek durumunu belirlemek için kritik bir araçtır. Doğru ve güvenilir stok sayımları, işletmenin stoklarının ne kadarının mevcut olduğunu ve ne kadarının eksik veya fazla olduğunu belirlemesine yardımcı olur. Bu, envanterdeki herhangi bir suistimalin tespit edilmesine yardımcı olabilir.
Kontrol ve İzleme
Stok sayımları, işletmenin envanterini düzenli olarak kontrol etmesine ve izlemesine olanak tanır. Bu, envanterde beklenmeyen değişikliklerin hızla fark edilmesini sağlar. Örneğin, stok sayımı sırasında eksik veya fazla malların tespit edilmesi, stok hırsızlığı veya sahtekarlık belirtileri olabilir.
Personel Motivasyonu
Düzenli stok sayımları, işletme personelinin stoklara daha dikkatli ve özenli davranmasını teşvik eder. Personel, stok sayımlarının düzenli olarak yapılacağını bilerek, stokları daha dikkatli bir şekilde yönetme eğiliminde olabilir. Bu da stokların çalınma riskini azaltabilir.
Denetim ve Şeffaflık
Stok sayımları, işletmenin denetim süreçlerini güçlendirir ve şeffaflığını artırır. Düzenli olarak yapılan stok sayımları, işletmenin envanter yönetimini denetlemek ve kontrol etmek için harika bir fırsat sunar. Bu da işletmenin iç kontrol mekanizmalarını güçlendirir ve suistimal riskini azaltır.
ACFE’nin suistimal türlerini detaylandırdığı suistimal ağacında, envanter ve stok suistimal türlerini 2 ana başlık altında toplamıştır:
Varlık hırsızlığı
Çalışanların stoklardan çalması en yaygın suistimal türlerinden biridir. Bu durum, özellikle perakende faaliyetlerinde, büyük depolarda ve mağazalarda sıklıkla karşılaşılan bir sorundur.
Stokların kötüye kullanılması
Stokların kişisel amaçlar için kullanılması da suistimal olarak kabul edilir. Örneğin, bir çalışan işyerindeki ürünleri evine götürüp kullanabilir.
Unutmayın, stok sayımları sadece envanterinizi kontrol etmekle kalmaz, aynı zamanda işletmenizin güvenliğini de sağlar. Suistimalleri önleme açısından hayati öneme sahiptir. Her ne kadar standart ve bürokratik gibi görünse de stok sayımlarını ihmal etmemek ve düzenli olarak yapmak, işletmenizdeki bazı önemli suistimal risklerinizi etkin yönetmenize yardımcı olabilir.
