Suistimal Kayıplarını Önlemek veya “Üstüne Bir Bardak Su İçmek”

Suistimal önleme faaliyetleri, bir taraftan suistimal vakalarının tespit edilme olasılığını maksimuma çıkarırken, suistimallerin gerçekleşme ihtimalini de en aza indirmeyi amaçlar. Savunma mekanizması iyi kurulursa, failler çoğu zaman rahatsız olur ve yakalanma duygusuyla birlikte, suistimalden vazgeçerler. Bu açıdan bakıldığında, suistimallerin önlenmesi için iyi bir iç kontrol sisteminin varlığı zorunludur.

Suistimal Önleme Faaliyetleri Yönetime Nasıl Satılabilir?

Çoğu zaman kurumun yönetim kurulunu da içeren yönetim organlarının, suistimal önleme faaliyetlerine yatırım yapmaya nasıl ikna edileceği asıl mesele haline gelir. Yönetim, aşağıda belirtilen nedenlerden dolayı bu önlemlerin alınmasına direnebilir:

• Suistimal riski yönetimi endişelendirmeyebilir veya suistimallerin gizli olduğunu ve kayıpların tespit edilemediğini anlayamayabilirler. Ayrıca, çalışanlarının kendi şirketlerinden çalabilecekleri gerçeğini kabul etmezler. Kısaca yönetim, suistimallerin kurum içinde gerçek bir sorun olmadığına inanır.
• Yönetim olası suistimal vakalarının kuruma pahalıya patlamayacağını düşünebilir.
• Yöneticiler, doğası gereği gizli olan suistimallerin varlığına inanmakta isteksiz olabilirler. Eğer bir çalışan suistimal yaparken yakalanır ise yönetim sıklıkla bu durumun istisnai bir vaka olduğunu düşünebilir ve vakanın kök sebeplerini anlamak için çok fazla çaba sarf etmez. Yönetim, bir suistimal vakası tespit edildiğinde, etkinin asgari seviyeye indirilmesi ve çalınan varlıkların kurtarılması için artık çok geç olacağı gerçeğini er geç anlamalıdır.
• Yönetim bazen suistimal konularını konuşmanın kurumda olumsuz bir etki yaratacağını ve neticesinde çalışanların rahatsız olacağını düşünebilir. Yönetim, çalışanların dürüst bir kurum ortamını takdir edeceklerini ve yönetimin suistimal ile mücadelede göstereceği çabaya çalışanların saygı duyacağını bilmelidir. Bu da bir kurumun başarısında çok önemli bir faktör olan, çalışanların sadakatini artıracaktır.

Peki yönetimi suistimalleri önlemeye ilişkin kontrollere yatırım yapmaya nasıl ikna edebiliriz? Para, çok açık ki iş dünyasının en önemli unsuru. Bu nedenle, suistimalleri önleyerek nasıl para kazanılabileceğini ve kârların arttırılabileceğini yönetime göstermek akıllıca bir yaklaşım olabilir. Bu etkiyi tetiklemenin en kolay ve muteber yolu, ACFE tarafından hesaplanan, %5 kayıp zarar tahmininin kullanılması olabilir. 2018 ACFE raporunda belirtildiği gibi, ankete katılan Suistimal İnceleme Uzmanları’nın tahminlerine göre tipik bir kurum her yıl gelirinin %5’ini suistimal nedeniyle kaybediyor.

Aşağıdaki basit örneği inceleyelim. Örnek, bir kurumun ciro üzerinden oluşan %5 suistimal zararını önlemesi durumunda, net kârlılık oranını yaklaşık %100 arttırmasının mümkün olduğunu gösteriyor. Bu etki analizinin yönetimin dikkatini çekeceğinden eminim. Yönetime “suistimallerin çok pahalı olabileceğini” söylemeyi unutmayın.

Suistimali önleme kontrolleri konusunda yönetimin dikkatini çekebilecek diğer bir unsur da itibar riskidir. Yönetim, olumsuz haberlere karşı neredeyse her konuda olduğundan daha hassastır. Bu nedenle, suistimal haberlerinin kurumun performansı üzerinde olası olumsuz etkilerine işaret etmek, yöneticileri suistimal önleme faaliyetlerinin mantığını anlamaya ikna etme noktasında etkili bir yöntem olabilir. Bu olumsuz etki, proaktif suistimal önleme programı ile elimine edilebilir veya azaltılabilir.

Yönetimi suistimal önleme faaliyetlerine başlama konusunda ikna ettikten sonra, kurumunuza ve sektörünüze özel riskleri dikkate alarak harekete geçmeye hazırsınız demektir. Bu safhada, aşağıda verilen prosedür ve mekanizmalar suistimali önleme programınızı oluştururken size yardımcı olabilir:

• Proaktif denetim prosedürleri
  • Analitik inceleme prosedürlerinin kullanımı
  • Suistimal değerlendirme soruları
  • Mümkün olduğu derecede sürpriz denetimler
• Davranış kodu
• İç denetim departmanı
• Çalışanlara verilecek suistimal ile mücadele eğitimleri
• Zorunlu tatillerin uygulanması
• İş rotasyonu politikası
• Etkili yönetim gözetimi
• Raporlama programları
• Suistimalin tespit edilme algısının güçlendirilmesi
• Üst düzey yönetimin duruşu ve verdiği mesajlar
• Örgütsel yapı
• Geçmiş sorgulamaları
• Performans yönetimi ve ölçümü
• Gerçekleşen suistimal vakalarının yönetilmesi
• Yazılı suistimal ile mücadele politikası

Suistimal önleme kontrollerine yatırım yapılmasına ilişkin maliyet ve fayda analizi oldukça açık. Suistimal risklerini proaktif bir şekilde ele almak, suistimale ilişkin tüm zararlar dikkate alındığında (tespit, soruşturma, kovuşturma ve sonrasında ortamı düzenlemeye ilişkin harcanan kaynaklar), çok daha düşük maliyetlidir. Başka bir deyişle, suistimallerin gerçekleşmeden önlenmesi, kurumların performansını ve kârlarını arttırır.

Suistimal kayıplarını önlemek veya bu kaybı kabul ederek “üstüne bir bardak su içmek” senin kararın!