İş dünyasında suistimalin birçok şekli ve türü vardır, ancak en yaygın ve maliyetli olanlardan biri, şirket varlıklarının kişisel amaçlı kullanılması veya varlıkların çalınmasıdır. Bu tür suistimaller, sadece maddi bir kayıp olarak değerlendirilmemelidir; aynı zamanda uzun vadeli operasyonel, itibar ve yasal riskleri de beraberinde getiren ciddi bir tehdit olarak ele alınmalıdır.
Bu yazıda, şirket varlıklarının kişisel amaçlarla kullanımı veya çalınmasının nasıl gerçekleştiğini, bu durumları nasıl tespit edebileceğinizi ve bu tür suistimalleri önlemek için hangi adımları atabileceğinizi ele almak istiyorum.
Varlıklar Üzerindeki Suistimaller Nasıl Gerçekleşiyor?
Şirket varlıklarının kişisel amaçlı kullanımı, çalışanların iş yerindeki malzeme, ekipman veya kaynakları kendi çıkarları için kullanması anlamına gelir. Bu durum, genellikle küçük çaplı gibi görünse de uzun vadede büyük mali kayıplara yol açabilir. Örneğin, şirket arabalarının kişisel işlerde kullanılması, ofis malzemelerinin eve götürülmesi veya şirket bilgisayarlarının kişisel projeler için kullanılması bu tür suistimallere örnek olarak verilebilir.
Daha ciddi bir suistimal türü ise, şirket varlıklarının suistimalci çalışan tarafından çalınması ve satılmasıdır. Bu durumda, çalışanlar şirketin ekipmanlarını, ürünlerini veya malzemelerini yasa dışı yollarla satarak kişisel kazanç sağlar. Bu tür durumlar, genellikle fark edilmesi zor olan ve şirketin büyük mali kayıplar yaşamasına neden olan olaylardır.
Finansal Baskı Altında Varlıkların Çalınması: Gerçek Bir Vaka Örneği
Konuyu gerçek bir suistimal vakası üzerinden değerlendirelim. Kumar ve bahis alışkanlığı olan ve şirket yönetiminin güvenini kazanmış orta düzey bir yönetici, kumar ve bahis alışkanlığı nedeniyle finansal zorluk yaşadığı dönemlerde şirketin cep telefonlarını ve bilgisayarlarını satarak kendisine fon sağlamaktadır.
Kalın fontla yazdığım kavramlara dikkatinizi çekmek istiyorum. Bu kelimelerden “kumar ve bahis alışkanlığı”, suistimal üçgenindeki “baskı” faktörüne ilişkindir. Baskı unsurları arasında yer alan kumar ve bahis alışkanlığından dolayı finansal zorluk yaşayan çalışan şirket varlıklarını şahsi çıkarları uğruna kullanabilir veya satabilir.
Vakamıza devam edersek; şirket yönetimi, suistimal vakamızdaki çalışana çok fazla güven duyduğundan şirket arabalarının satışı için bu çalışana vekalet vermiştir. Finansal zorluk yaşayan çalışan şirket arabalarını satarak araç satışından elde ettiği geliri zimmetine geçirmiştir.
Konunun başında belirttiğim “Yönetimin güveni” ise suistimal üçgenindeki “fırsat” kavramını temsil ediyor. Şirket yöneticileri olarak çalışanlara fazla güvenip görev tanımı ve yetkisinin üzerinde yetki sağlarsanız ve yaptığı işlemleri kontrol ettiğinizi bu kişiye hissettirmezseniz suistimal niyetindeki çalışan bunu fırsata dönüştürebilir. Şirketinizdeki çalışanlara farkında olmadan suistimal fırsatı yaratmış olursunuz.
Varlıkların Kişisel Amaçlı Kullanımı ve Çalınması Riski Nasıl Yönetilebilir?
Varlıkların kötüye kullanılması veya çalınmasına dair yürüttüğümüz birçok soruşturmanın ardından, müşterilerimizle yaptığımız değerlendirmeler sonucunda, basit kontrollerin uygulanması halinde suistimalin kolayca önlenebileceği kanısına vardık.
Bu suistimaller suistimalcinin şirketin iç kontrollerinde bulduğu açıkları fırsata çevirmesi ile gerçekleşmektedir. Bu nedenle varlıklarının kişisel amaçlı kullanılması veya çalınması riskleri etkin kontroller ve akıllıca tasarlanmış iş süreçleri ile yönetilebilir.
Varlıklara ilişkin fiziksel güvenlik önlemleri, envanter kontrolleri, kritik görevlerin birbirinden ayrılması, düzenli iç denetimler, eğitim ve farkındalık programları gibi kontroller ve eylemlerle bu tür suistimallerin önüne kolayca geçebilirsiniz. Ancak, bu tür suistimallerin genellikle iş etiği uygulamalarının yetersiz olduğu ortamlarda meydana geldiğini göz ardı etmemek gerekir. Bu nedenle, yukarıda bahsettiğim önlemlerin yanı sıra, şirketin genel iş ortamında etik değerleri ve dürüst iş yapma kültürünü destekleyen sistemler kurmak önemlidir. Bu sistemlerin başında davranış kurallarının oluşturulması ve etkili ihbar mekanizmalarının kurulması gelir.
İşletmenizin varlıklarını korumak ve suistimallere karşı güçlü bir duruş sergilemek için bu önlemleri almanızı tavsiye ederim.
Cerebra, varlıkların çalınmasına ilişkin suistimal risklerinizi minimize etme konusunda tasarladığı etkin kontrollerle size destek olabilir. Suistimal risk yönetimi hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi almak için tıklayınız.
Varlıklarınızın çalınmış olabileceğine dair şüpheleriniz varsa, yürüttüğümüz etkili iç soruşturmalarla gerçekleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olabiliriz. Suistimal inceleme hizmetlerimiz hakkında bilgi almak için buraya tıklayınız.
