Gizli Kahramanları Destekleyin!

Cerebra Suistimal Önleme, İnceleme ve Uyum Bölümü olarak yaptığımız soruşturmaların çoğunda, ilk tespit ihbarlar aracılığıyla olduğu için ihbarların bir şirketin ve genel anlamda bir toplumun hem temizlenmesi hem de temiz kalması için ne kadar önemli olduğunun farkındayız. Bu kısa yazımızda vereceğimiz bilgilerle, bu konuya dikkatinizi çekmek istiyoruz.

Faillerin titizlikle gizlediği suistimallerin nasıl ortaya çıkarıldığını anlamak, bu tür eylemlerin etkin bir şekilde belirlenerek durdurulması ve böylece etkilerinin ve sürelerinin azaltmasında kritik öneme sahiptir. ACFE’nin 2024 suistimal çalışması iş suistimallerinin tespitinde en etkili üç yöntemin ihbarlar (%43), iç denetim (%14) ve yönetim incelemeleri (%13) olduğunu gösteriyor. Bu bulgu ACFE’nin önceki çalışmalarında da olduğu gibi ihbarların suistimallerin tespitinde en yaygın yöntem olduğunu doğruluyor.

İhbarlar Kimlerden Geliyor?

Gelen ihbarların %52’si çalışanlar tarafından bildirilirken; müşteriler, tedarikçiler ve rakipler gibi dış kaynaklardan gelen ihbarlar ise tüm ihbarların yaklaşık üçte birini oluşturuyor. Bu bulgu hem iç hem de dış taraflara ihbar mekanizmalarının sunulmasının ve bu konuda iletişim kurulmasının önemini pekiştiriyor. Ayrıca ACFE’nin bu çalışmasına göre ihbar hatlarına sahip olan kurumların, olmayanlara göre suistimalleri ihbar yoluyla tespit etme olasılığının neredeyse iki kat daha fazla olduğunu gösteriyor. Bu durum, ihbar hatlarının kapsamlı bir suistimalle mücadele programındaki kritik rolünü gözler önüne seriyor.

Çalışmada ayrıca, bir ihbar sonucu ortaya çıkan vakalarda ihbarın nasıl yapıldığı da analiz edilmiş. Buna göre ihbarların %53’ünün ihbar hattı gibi resmi bir raporlama mekanizması aracılığıyla sağlandığı belirlenmiş. Bu raporlama mekanizmaları incelendiğinde ise, son yıllarda e-posta ve çevrimiçi raporlama mekanizmalarının, tarihsel olarak en yaygın olan telefon hatlarının önüne geçtiğini gösteriyor.

“İnsan İlişkileri” ve “Güven” Önemini Koruyor!

Araştırmadaki çarpıcı bir bulgu ise çalışanlara anonim ihbar mekanizmaları sunulmasına rağmen, ihbarların %47’sinin hala doğrudan kurum içindeki farklı kişi ve departmanlara yapılmasıdır. Bu oran incelendiğinde en sık raporlama yapılan kişilerin, ihbarcıların amirleri (%29), üst yönetim (%16), iç denetim (%14) ve suistimal inceleme ekipleri (%13) olduğu görülüyor. Bu durum çalışanlar için insan ilişkileri ve güven duygusunun teknolojik ve anonim ihbar mekanizmalarına rağmen hala önemini koruduğunu gösteriyor. Bu nedenle kurum içindeki ihbar mekanizmalarının nasıl yönetileceği ve ihbar alması muhtemel kişilerin bu ihbarları nasıl ele alacağı konusunda yeterli rehberlik sağlanması önemli.

İhbarcının Güvenliği, Aslında Tüm Çalışanların Güvenliği!

Suistimalleri bildirmek için sesini yükselten kişiler asla geçim kaynakları veya kişisel güvenlikleri konusunda endişe duymamalıdır. Ancak ihbarcıların özel sektörde de kamuda da ihbarcının işvereninden, iş arkadaşlarından ve kamu otoritelerinden misilleme gördüklerine tanık oluyoruz. Aslında bu misillemeler ile çalışanların tümünü güvende tutacak çok önemli bilgiler bastırılıyor ve ortaya çıkamıyor. Bu durumda herkes kaybederken, kazanan sadece suistimalciler oluyor!

Ne Yapmalı?

Daha şeffaf ve dürüst bir iş ortamı yaratmak istiyorsanız, tavsiyemiz şunlar:

• Resmi bir bildirim mekanizması (İhbar hattı, e-posta veya web bazlı) kurun.
• Yönetici ve çalışanlarınıza hangi konuların ihbar edileceği ve ihbar mekanizmasının nasıl çalıştığına dair eğitim verin; yazılı politika ve prosedürünüzü yayınlayın.
• Resmi bildirim mekanizmasını tercih etmeyen ve şüphelerini doğrudan amirlerine aktarmak isteyen çalışanlarınızı teşvik edin ve onlarda güven duygusu oluşturun.
• Gelen ihbarları dikkatle takip edin, ilk değerlendirmeyi titizlikle yapın ve gerektiğinde soruşturma başlatın.
• Misilleme yapanlara ilişkin disiplin cezaları uygulayın, gerektiği durumlarda iş akdini feshedin.
• “Mış” gibi yapmayın, dürüst ihbarcıda hayal kırıklığı yaratmayın!

Dürüst bir çalışma ortamı için dürüst çalışanların seslerini yükseltebilmesi gereklidir ve onları korumak, şirket üst yönetiminin veya kurumsal yönetişimden sorumlu kişilerin görevidir.