COVID-19 Sürecinde Risk Yönetimi ve İç Kontroller

Sadece birkaç hafta içinde iş ve sosyal hayatımızda önemli değişikler oldu.  Günlük rutinin bir anda eve taşınması, daha önce hiç deneyimlenmeyen sosyal mesafenin korunmaya çalışılması, seyahat edilememesi gibi konular sosyal yaşamımızı derinden etkilerken, doğal olarak talebin azalması otomatik olarak tedarik zincirlerini etkiledi. Her zaman çok kırılgan olan finansal piyasalar da bu gelişmelerden nasibini aldı. Şirketler bir krizin ortasında, talep daralmasından dolayı gelir ve karlılıklarını ciddi seviyede kaybederken, karmaşıklaşan ortamda personel ilişkilerini ve bu kaygan zeminde tedarik zincirlerindeki kritik konuları yönetmeye çalışıyorlar.

Bu kriz ortamında en önemli sorumluluk şirketin kurumsal yönetiminden sorumlu organlar (yönetim kurulu ve denetim komitesi) ile şirket yönetimindedir. Etkili bir risk yönetiminin parçası olarak, bu organların karşılaşılan sorunları çözmeleri ve kurumlarını korumak amacıyla bu zor zamanlarda doğru adımları atmaları gerekir.

COVID-19 pandemisinin yarattığı kriz ne kadar sarsıcı olursa olsun, şirketler denge ve denetleme sisteminden taviz vermemeli. Aksi takdirde  en az krizin etkisi kadar, kriz içinde yaratılan yeni problemler de şirketi etkileyebilir. Bu dengenin korunmasında risk yönetimi uygulamaları ile iç kontrollerin düzenli olarak değerlendirilmesi kritik bir öneme sahiptir. Şirketler bu zor zamanda yeni ve ortaya çıkan riskleri belirleyebilmeli, mevcut riskleri değerlendirmeli ve bu risklerin muhtemel etkilerini kontroller ile bertaraf edebilmelidir.

Böylesine derin yaşanan bir krizde iç kontrollere ilişkin dikkat edilmesi gereken hususları aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz.

Kontrol Ortamı

• COVID-19 pandemisi kontrol ortamında önemli değişikliklere neden olabilir. Örneğin salgının başlaması ile birlikte birçok şirket geçici olarak kapatıldı ve çalışma ortamı evlere taşındı. Uzaktan çalışma düzenlemeleri ile birlikte şirketlerin kontrol ortamında önemli değişiklikler olması ve daha önce tasarlanan kontrollerin yeni düzende çalışmaması olası.
• Kurumsal yönetimden sorumlu organların (yönetim kurulu, denetim komitesi gibi) ve yönetimin duruşu bu kriz ortamında şirket genelinde bir disiplinin sağlanması ve izlenmesi gereken kriz planı açısından önemli olacaktır.
• Yönetim kurulu ve yönetimin kriz ile ilgili riskler ve bunları tetikleyen unsurlara ilişkin sıklıkla iletişim içinde olması beklenir. Risklerin yönetilmesinde yönetim kurulu ve denetim komitesinin tecrübesinden azami faydalanılması akılcı olacaktır.

Risk Değerlendirmesi

COVID-19 şirketler açısından sadece bir “ayakta kalma” dönemine dönmemeli. Kriz ortamında yönetilmesi gereken riskler doğal olarak sıkı bir şekilde takip edilirken, yeni fırsatların da gözden kaçırılmaması orta ve uzun vadede önemli kazançlar sağlayabilir.

Şirket genelinde çalışanların kriz ortamındaki risklere ilişkin farkındalıklarının anlaşılması, kurumun bir bütün olarak bu ortama hazırlanması açısından önemli olacaktır.

Kontrol Faaliyetleri

Şirketler dönemsel olarak kontrollerinin tasarlandığı gibi çalıştığından emin olmalıdır. Ancak şirketler COVID-19 nedeniyle zorunlu olarak günlük iş yapış şekillerinde ve iş süreçlerinde kısa sürede önemli değişikliklere gittiler. COVID-19 sürecinde şirketlerde uzaktan çalışma düzenlemesi, tesislerin kapatılması, hastalıklar ve diğer nedenlerden oluşabilecek kaynak yetersizlikleri gibi önemli değişiklikler ile karşılaşmak çok olası. Değişiklik doğası itibariyle risktir. Süreçlerde COVID-19 ile tetiklenen değişikliklerden dolayı oluşan yeni riskleri değerlendirmek, bu risklere ilişkin kontrolleri hızlı bir şekilde uygulamak, mevcut kontrollerin de yeniden değerlendirilip etkin şekilde çalıştığından emin olmak, kriz ortamında dengeli ve optimum çalışan bir iç kontrol sistemi için zaruridir.

Bilgi ve İletişim

COVID-19 pandemisi yaşanırken bilginin şirketin her kademesinde ve bu krizden etkilenen şirket dışındaki tüm menfaat sahiplerine uygun bir şekilde aktığından emin olunması gerekir. Aynı sektördeki ve diğer sektörlerdeki kriz tecrübesini anlamak ve uygun deneyimleri şirketinizde de uygulamak faydalı olabilir. Ayrıca, şirket yönetiminin iletişimde kriz sürecine uygun bir dil kullanmaya dikkat etmesi gereksiz hassasiyetleri önleyebilir.

İzleme Faaliyetleri

Bu dönemde kriz yönetiminin sürekli izlenmesi önemli olacaktır. Hayata geçirilebilecek düzeltici faaliyetlerin hızlı bir şekilde uygulanması ve üst yönetime yapılacak sürekli raporlama ile kriz anında dahi bir iyileşme sağlanabilir. Krizi tetikleyen potansiyel konuların belirlenmesi için operasyonel ortamın sürekli izlenmesi, bu konuların etkilerinin anlaşılması ve düzeltici önlemlerin alınması sistemi rahatlatacaktır.

COVID-19 pandemisi yaşanırken şirketin ilk savunma hattı olan “operasyon yönetiminin” şok içinde olduğunu unutmamak ve asli görevlerinden biri olan “şirketin hedefleri doğrultusunda riskleri yönetme sorumluluğunu” yerine getirirken zaaflar olabileceğini düşünmek özellikle yönetim kurulunun kriz anında ajandasında tutması gereken önemli bir madde. Bu noktada ilk savunma hattına destek olan ikinci savunma hattı (risk, kalite, finansal kontrol, mevzuat ve uygunluk fonksiyonları gibi) ile üçüncü savunma hattı olan iç denetim ön plana daha fazla çıkabilir.

Risk ve kontrol dengesinin krize uygun bir şekilde optimum seviyede oluşturulması, kriz planına göre yapılması gereken diğer unsurlar ile birlikte krizin çözümünde kritik bir öneme sahip olacaktır.