Bir Suistimalle Mücadele Kontrolü Olarak “Zorunlu İş Rotasyonu” ve Seçil Erzan Vakası

Başlıktaki konuyu ele almadan önce ACFE’nin (Association of Certified Fraud Examiners) 2022 yılında yayımladığı “Occupational Fraud: A Report To The Nations” raporunu okumanızı tavsiye etmekle başlamak istiyorum. Bu rapor, dolandırıcılık olaylarının çeşitli yönlerini inceleyerek sektördeki güncel trendleri ve istatistikleri sunar, dolandırıcılık vakalarını ve incelemelerini ayrıntılı bir şekilde açıklar. Ayrıca kurumunuzun hangi alanlarda risk unsuru taşıdığını anlamanıza yardımcı olmanın yanında suistimalle mücadelede kullanılabilecek en iyi uygulamaları paylaşır. Her ne kadar ACFE’nin raporu genellikle bizim gibi yolsuzluk ve suistimalle mücadele meslek mensupları için odaklanmış gözükse de kurumlar genel olarak bu tür raporlardan faydalanabilir ve kendi iç kontrol ve güvenlik önlemlerini güçlendirmek için bilgilerden yararlanabilirler.

Raporda suistimalle mücadele kontrollerine ilişkin çok detaylı bilgiler yer almaktadır. Bahsedilen suistimalle mücadele kontrollerinden biri olan zorunlu iş rotasyonu uygulaması, bir çalışanın belirli bir süre sonra farklı pozisyonlarda çalışmasını gerektiren bir politika veya uygulamadır. Bu uygulama suistimallerin önlenmesinde zaman ve suistimalin maddi boyutu açısından en etkin yöntemlerden biri olarak kabul edilmektedir. Ancak zorunlu iş rotasyonu uygulaması, kurumlar ve yöneticileri tarafından ilgili operasyonun daha hızlı gerçekleşmesi, operasyonu gerçekleştiren personelin güçlü yetkinliğinin ve tecrübesinin olması nedenlerinden dolayı göz ardı edilmektedir. Bunun yanı sıra personel yedekliliği hususunun da göz ardı edilmesiyle işin personele bağımlı hale gelmesi ve başka bir personel tarafından yapılamayacağının düşünülmesi gibi nedenlerden ötürü önemsenmemektedir.

Görevi Kötüye Kullanma Olasılığının Tespiti

Zorunlu iş rotasyonu uygulamasıyla, uzun süre aynı pozisyonda çalışan bir kişinin belirli bir alandaki bilgisini, yeteneklerini ve görevini kötüye kullanma olasılığını azaltma ve yeni pozisyona geçen kişinin varsa görevi kötüye kullanma ya da dolandırıcılık durumunu tespit etme hedeflenebilir. Bu iki durum tespit edilemese de zorunlu iş rotasyonu uygulamasının varlığı suistimal ya da dolandırıcılık eğiliminde olan ya da gerçekleştiren çalışana şunu düşündürtmektedir; “belirli bir süre sonra başka bir lokasyonda/pozisyonda görevlendirildiğimde burada yaptığım/yapacağım suistimaller ortaya çıkacaktır, en iyisi yapmamak!”. Bu yaklaşımdan hareketle, “zorunlu iş rotasyonu uygulaması, kurumlar için suistimalle mücadelede hem önleyici hem de tespit edici kontrol noktasıdır.” dememizin bir sakıncası yoktur diye düşünüyorum.

Seçil Erzan Vakası

Gelin bu konuyu; hepimizin bildiği veya en azından adını duyduğu, bir bankanın şube müdürü olan Seçil Erzan’ın muhtelif kişilerden yüksek getiri vaadiyle fon topladığı, bu vaadi yerine getiremediği, hatta fonun akıbetinin bile belli olmadığı olayda, zorunlu iş rotasyonu kontrol noktasının uygulanması durumunda neler olabileceğini tartışarak irdeleyelim.

Seçil Erzan’ın dava ifadelerinde yer alan “2011 yılında Florya şube müdürü oldum” beyanına dikkat çekmek istiyorum. Seçil Erzan’ın 2011 yılından 2022 yılına kadar aynı şubede müdür olarak görev yaptığı gazete haberlerinde sıkça yer aldı. 11 yıl boyunca aynı şubede, aynı yetkilerle, belki de aynı müşteri portföyüyle çalışması; müşterilere güven vererek fon için kaynak yaratabilmesi, paranın elden teslim alınmasının ve teslim edilmesinin kolay hale gelmesi gibi konularda elini güçlendirmiştir. Zorunlu iş rotasyonunun herhangi bir nedenle yapılmaması veya yapılmayacağının bilinmesi, durumun kontrolü ve tespiti korkusunu ortadan kaldırarak suistimal için rahat bir ortam sağlayabilmektedir. Uzun süre aynı pozisyonda çalışmak, pozisyonunu ve yetkilerini kullanarak şahsi menfaat elde etme, iş dışında başka çıkarlara sahip olma ve gizli anlaşmalar yapma potansiyelini artırabilir.

Yolsuzluk ve suistimalle mücadeleyi düstur edinmiş bir profesyonel olarak, yukarıda bahsettiğim ACFE raporundan faydalanmanızı ve kurumunuz için suistimalle mücadelede önleyici ve tespit edici kontrol noktalarını belirleyerek hayata geçirmenizi tavsiye ederim. İlk olarak zorunlu iş rotasyonu uygulamasıyla başlayabilirsiniz.

Cerebra Suistimal Önleme, İnceleme ve Uyum hizmetleri hakkında daha fazla bilgi almak için tıklayınız.