Bir iç soruşturmanın tüm aşamaları ve bu aşamaların her birinde aldığımız kararlar oldukça önemlidir. Ancak, ilk aşama olan iddiaların değerlendirilmesi adımını gömleğin ilk düğmesi olarak düşünebiliriz ve kısa süren bu aşamada hızlı ve doğru kararlar vermemiz gerekiyor. Yapılacak hatalı bir değerlendirme, aşağıdaki iki sonuca veya daha fazlasına neden olabilir:
- Soruşturma yapılması gereken bir konuda soruşturma yapılmaması ve potansiyel maddi kayıp
- Soruşturma yapılması gerekmeyen bir konuda soruşturma yapılması ve zaman/kaynak kaybı
Bu ve benzeri olumsuz sonuçlarla karşılaşmamak için iddia veya şüphelere ilişkin ilk değerlendirme aşaması titizlikle yürütülmeli ve mümkünse kısa bir süre içinde tamamlanmalıdır. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) eğer karmaşık bir durum söz konusu değilse bu aşamayı iddia veya şüpheler ortaya çıktıktan sonraki 3 gün içinde tamamlanmasını öneriyor.
İddia veya şüphelerin değerlendirilmesi aşamasında yapılması gerekenleri şu 3 madde ile özetleyebiliriz:
- Konunun anlaşılması
- Konuya ilişkin mevcut prosedürlerin/yönetmeliklerin incelenmesi
- İddia veya şüphelerin incelenmesi
Öncelikle, ortaya çıkan şüphe veya iddialara yönelik olarak hangi stratejiyle aksiyon alacağımızı ve hangi adımları atacağımızı belirlemenin yolu konuyu tüm yönleriyle anlamaktan geçiyor. Konuyu yeterince anlamamak veya problemi doğru tanımlayamamak bizi yanlış yöne iterek zaman kaybetmemize ve sonra doğru değerlendirmeyi yapabilmek için yine en başa dönmemize sebep olabilir.
Aykırılıkların Tespit Edilmesini Kolaylaştıran Etkenler
Soruşturmayı yürütecek olan profesyoneller, iddia veya şüphelere ilişkin olarak süreç sahipleri kadar bilgi sahibi olamayabilir ve bu son derece doğal bir durumdur. Dolayısıyla, mevcut iddia veya şüpheyi değerlendirirken konuya ilişkin kanun ve regülasyonları, şirket politika ve prosedürlerini inceleyerek doğru uygulamanın ne şekilde olması gerektiğini anlamalıyız. Bu şekilde -eğer var ise- kanunlara veya şirket politika ve prosedürlerine aykırılıkları tespit etmemiz kolaylaşır.
İddiaların değerlendirilmesi aşamasındaki son adımda, ortaya çıkan şüphe veya iddiaya ilişkin olarak sınırlı bir inceleme yapmamız gerekiyor. Bu adımda, eğer mümkün ise öncelikle iddiayı ortaya atan kişi ile (Çalışan, eski çalışan, müşteri, tedarikçi vb.) görüşmeli ve iddialarını kendisinden dinleyerek doğru soruları sormalı ve kimi zaman soyut olabilen iddiaları olabildiğince somutlaştırmalıyız. Daha sonra, iddiaların/şüphelerin işaret ettiği kişinin haberi olmayacağından yüzde yüz emin olmak kaydıyla şüpheli sürecin bir parçası olan tanık niteliğindeki çalışanlar ile veya şüpheli çalışanın yöneticisi ile görüşerek onlara sorular sorabiliriz. Son olarak, o ana kadar ulaştığımız bilgi ve belgeleri incelemeli ve nasıl bir aksiyon alınması gerektiğine karar vererek iddiaların değerlendirilmesi aşamasını tamamlamalıyız.
İddiaları değerlendirirken dikkat etmemiz gereken diğer bir konu da mevcut ya da eski çalışanların zaman zaman farklı saiklerle birtakım iddiaları gündeme getirebilmeleridir. İşten ayrılan bir çalışanın eski yöneticilerine ya da çalışma arkadaşlarına bir şekilde zarar vermek isteyebileceği ya da terfi etmek isteyen bir çalışanın aynı amaca sahip çalışma arkadaşı hakkında birtakım iddialarda bulunabileceği gibi yaşanmış örnekleri aklımızdan çıkarmamalıyız.
Son olarak, iddialar ilk bakışta ne kadar net gibi gözükürse gözüksün, soruşturmayı yürütecek olan kişide iddiaya konu usulsüzlüğün gerçekleştiğine yönelik bir önyargı oluşturmamalıdır. Net olduğunu değerlendirdiğimiz bulguların dahi farklı bir açıklamasının olabileceğinin farkında olarak tamamen objektif bir şekilde iddiaları değerlendirmeliyiz.
Suistimal Önleme, İnceleme ve Uyum Hizmeti hakkında daha fazla bilgi için tıklayınız.
