Zorunlu İzin Uygulaması: Suistimallerin Tespitinde ve Önlenmesinde Etkin Bir Strateji
Serhat TümüklüŞirketlerde “Zorunlu izin uygulaması” çalışanların belirli bir süre boyunca izin almalarını zorunlu kılan bir sistemdir. Bu uygulama genellikle iç kontrol süreçlerinin bir parçası olarak kullanılır ve çalışanların görevlerinden bir süre uzaklaşmaları sağlanarak, olası usulsüzlüklerin ve hataların tespit edilmesi amaçlanır.
ACFE’nin 2024 Küresel Suistimal Raporu’nda en etkili suistimalle mücadele kontrollerinden biri olarak zorunlu izin uygulamasını görüyoruz. Olası maddi kayıpları önemli seviyelerde düşürdüğü gibi özellikle suistimallerin devam süresini yaklaşık %50 oranında azaltıyor. Ancak rapor, böylesine etkin bir kontrolün araştırmaya konu şirketlerin sadece %23’ünde uygulandığını gösteriyor.
Suistimal Tespitinde Etkili Bir Araçtır
Sürekli aynı kişinin kontrol ettiği işlemler yeterince denetlenmediğinde gizli kalabilir. Bu nedenle zorunlu izin uygulaması suistimalin tespitinde etkili bir yöntem olarak görülür.
Zorunlu izin süresince, personelin görevleri başka bir çalışan tarafından üstlenilir. Bu süreçte, çalışanların iş akışında yaptıkları hatalar veya gözden kaçan anormallikler daha kolay fark edilebilir. Özellikle suistimal girişimlerinde bulunan bir çalışan, izne ayrıldığında onun yerine geçen kişi, işlemler üzerinde bir inceleme yapar ve normalde rutin olarak göze çarpmayan detayları fark edebilir.
Zorunlu izin süresi boyunca farklı bir çalışan tarafından yapılan bu kontrol, potansiyel suistimal belirtilerini tespit etmek için önemli bir fırsat yaratır. Örneğin, işlerdeki alışılmadık değişiklikler, tutarsızlıklar veya hatalar mevcut bir suistimalin belirtisi olabilir. Bu nedenle, zorunlu izin uygulaması sadece çalışanların dinlenmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iş süreçlerinin güvenliğini de artırır.
Suistimalin Caydırılması Konusunda Etkindir
Zorunlu izin uygulaması suistimal planlayan bir çalışanın eyleminin başka bir çalışan tarafından fark edilme olasılığı nedeniyle bu planından vazgeçmesine neden olabilir. Suistimalin keşfedilme riski, çalışanları bu tür girişimlerden caydırır. Dolayısıyla zorunlu izin uygulaması sadece mevcut suistimalleri tespit etmekle kalmaz; aynı zamanda potansiyel suistimallerin önüne geçerek caydırıcı bir işlev de görür.
Uygulamanın Etkisini Gösteren Örnek Vaka
Zorunlu izin uygulamasının etkisini anlamak için bir örnek vakaya bakalım: Bir banka çalışanı zorunlu izin sürecindeyken, işleri devralan başka bir personel anormal finansal hareketlilikler fark eder. Müşteri hesaplarında yer alan mevduatların, küsurat sayılabilecek tutarlarda azaldığını gözlemler. Bu durum, suistimal şüphesiyle detaylı bir inceleme başlatılmasını sağlar ve maddi zarar daha fazla büyümeden önlenmiş olur.
Sonuç olarak zorunlu izin uygulaması suistimallerin tespitinde etkili bir önlem olduğu gibi olası suistimalleri caydırmada da etkin bir işlev görür. Bu uygulama, iş süreçlerinin şeffaflığını artırır ve çalışanlar arasında etik davranış standartlarını teşvik eder. Ayrıca, işletmenin genel güvenlik mekanizmalarını güçlendirerek, iç kontrol sistemlerinin etkinliğini artırır.
Zorunlu izin uygulamasını şirketinizde ivedilikle hayata geçirmenizi tavsiye ediyorum. Kim bilir belki de senelerdir devam eden bir suistimal vakasını ortaya çıkaracaksınız veya suistimal yapmayı planlayan bir suistimalciyi planından vazgeçmesine neden olacaksınız.
Cerebra, şirketinizde caydırıcı bir ortam yaratarak suistimalleri önlemenize ve etkilerini en aza indirmenize yardımcı olabilir. Suistimal risk yönetimi hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi almak için tıklayınız.
Eğer izne çıkan bir personelin işlemlerine ilişkin şüpheli bir durum fark ederseniz, Cerebra’nın yürüteceği etkili soruşturma ile bu şüpheleri araştırabilirsiniz. Suistimal inceleme hizmetlerimiz hakkında bilgi almak için tıklayınız.
