Şirketlerin Kurumsallaşma ve Dijital Dönüşüm Yolculuğundaki ERP Sancısı

Dijitalleşme ile birlikte iş dünyası her zamankinden daha hızlı değişiyor. Bu değişime uyum sağlayarak ayakta kalmak isteyen ve sürdürülebilir büyümeyi hedefleyen belirli olgunluk seviyesindeki işletmeler, ihtiyaç duydukları bilgiye doğru, hızlı ve kolay ulaşmanın peşinde. Bu farkındalığa sahip olan işletmeler için kurumsallaşma yolculuğundaki arayış böylelikle başlamış oluyor.

Büyümekte olan yapılarda kurumsallaşmayla, karışık ve kompleks hale gelen iş süreçlerinin, bir kişiye bağlı olmaksızın doğru konumlandırılması ve sorumlulukların belirlenerek etkin ve verimli şekilde yürütülmesi hedeflenmektedir. Bu çerçevede, kurumsallaşma sürecinin vazgeçilmez unsurlarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Politika ve prosedürlerin olması,
• Misyon ve vizyonun tanımlanması,
• İş ve görev tanımlarının belirlenmiş olması,
• İş süreçlerinin tanımlanması,
• İş akışlarının oluşturulması,
• Süreç sahiplerinin belirlenmesi,
• Kontrollerin ve karar mekanizmalarının oluşturulması,
• Değişen koşullara uyum sağlayacak sistemler kurulması, buna bağlı olarak da organizasyon yapısı, kaynaklar ve iş yapış şeklinin de bu değişen koşullara göre geliştirilmesi ya da yeniden tasarlanması,
• Yukarıda listelenen tüm adımların ortak bir kültüre dönüşmesi yani içselleştirilmesi.

Bu noktada, ERP çözüm uygulamaları devreye giriyor. ERP uygulamaları, iş süreçlerinin optimize ve otomatize edilmesi için gerekli altyapıyı sağlarken, süreçler daha disiplinli ve düzenli olarak yürütülebiliyor. ERP sistemlerinde, tüm süreçler (finans, muhasebe, üretim, satış vb.) ortak bir veri tabanı üzerinde entegre ediliyor ve süreç bazında üretilen veri tek bir sistemde toplanmış oluyor. Böylece, tutarlı ve doğru bilgiye erişim imkânı kolaylıkla sağlanabiliyor.

ERP Tanımı ve Gelişim Süreci

ERP ile ilgili literatürde birçok tanım yer alıyor. En yalın haliyle tanımlamak gerekirse ERP, işletmenin malzeme, işgücü, sermaye gibi tüm kaynaklarının eşgüdümlü olarak en etkin ve verimli bir şekilde planlanması ve kontrol edilmesini sağlayan bir sistemdir (Tanyaş, 1997, s.15).

Aşağıdaki görselden de anlaşılacağı üzere, Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) ile başlayan süreç ihtiyaçlar doğrultusunda evrilerek günümüzde Postmodern ERP sistemlerine zemin hazırlamıştır.

Image 1: ERP Historical Development / Tarihsel Gelişimi
Source: https://www.softwareadvice.com/resources/postmodern-erp-defined/

MRP I (Malzeme İhtiyaç Planlaması)

MRP I, ürün ağacına bağlı malzemelerin planlaması ve tedarik edilmesinde bilgisayar desteği kullanılarak hayata geçirilmiş bir uygulamadır. Stok kontrolü ve üretim sürecindeki optimizasyonun yönetim fonksiyonuna yardımcı olacağı düşüncesi ile MRP II ortaya çıkmıştır.

MRP II (Üretim Kaynak Planlaması)

MRP II’de insan kaynakları ve makine gibi diğer fonksiyonlar da sisteme dahil edilerek MRP I’den bir adım öteye gidilmiş olmasına rağmen sadece üretime odaklanılması, ERP’nin ortaya çıkmasına zemin hazırlamıştır.

ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması)

Amerikan Üretim ve Envanter Kontrol Derneği (APICS)’ne göre, ERP, genellikle finans, pazarlama, insan kaynakları, operasyonlar, satın alma ve lojistik gibi fonksiyonel alanları destekleyen modüller etrafında düzenlenir (Şekil 2: ERP Bileşenleri). Bu modüller arasında ortak bir veri tabanı kullanılarak gerçek zamanlı veri paylaşımı ile işlemlerin verimli şekilde işlenmesi ve işletmenin tüm kaynaklarının planlanması ve kontrol edilmesi sağlanmış olur. Bu tanım bize, ERP’nin sadece bir yazılım ürünü olmakla kalmayıp, iş süreçlerine odaklandığını da gösteriyor. Başka bir deyişle, ERP uygulamaları, rekabet avantajı sağlamak isteyen işletmelere iş süreçlerini gözden geçirme ve geliştirme imkanı sağlıyor. Özellikle ERP kurulumu öncesi, mevcut süreçlerin şirket politikaları ve en iyi uygulamalar doğrultusunda analiz edilerek hedeflenen yapının tasarlanması, projenin başarılı bir şekilde hayata geçirilmesinde kritik öneme sahiptir.

Image 2: ERP Components / ERP Bileşenleri
Kaynak: www.encompass-inc.com

Postmodern ERP

Postmodern ERP, internet ve sosyal medya alanındaki gelişen teknolojik imkanlarla birlikte veri akışının işletme sınırlarının ötesine geçtiği interaktif bir ortam sağlıyor. Dışa dönük, yenilikçi ve müşteri odaklı bir yaklaşım sunan Postmodern ERP literatürde ERP III, bulut ERP, sanal ERP olarak da kullanılabiliyor.

ERP Uygulama Sürecinin Hayata Geçirilmesinde Karşılaşılan Zorluklar

ERP, iş performansını arttırmak, süreçlerini daha etkin ve verimli yöneterek doğru ve hızlı kararlar almak isteyen işletmelerin odağında. Ancak, ERP sistemleri ile iş süreçlerini bütünleşik bir yapıda yönetmeyi hedefleyen işletmelerin karşısına bu yolculukta çok sayıda engel çıkıyor. Bakıldığında çok sayıda deneyimli ERP hizmet sağlayıcısı ve yazılım programları mevcut ama birçok işletme bu yolculukta ya yolda kalıyor ya da istedikleri yere varamıyorlar.

Araştırmalara göre ERP projelerinin başarısızlık oranı %40 ile %90 arasında değişiyor. [1] Bu sonuç bize, en iyi olasılıkla 100 projeden 40 tanesinin başarısızlıkla sonuçlandığını gösteriyor. Peki neden çok fazla para, emek ve zaman alan bu dönüşüm yolculuğu başarısızlıkla sonuçlanıyor, işletmeler neden bu kadar sancı çekiyor?

Bunu tek bir nedene bağlamak oldukça güç, kuşkusuz birçok sebebe dayanıyor. Ancak temel sorunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

1. Yönetsel Sorunlar

• Projenin üst yönetim tarafından sahiplenilmemesi,
• İşletmeye özgü bilgi gereksinimleriyle sistem amaçlarının belirlenmemiş olması (Gereksinim analizi yapılmadan, en kapsamlı yazılım satın alınarak işletmenin tüm sorunlarının giderileceği düşüncesi ya da çok sayıda işlem hacmine sahip olan bir işletmenin sadece maliyet faktörünü dikkate alarak projeye yeterli fonu ayırmaması),
• Şirketin kurumsal süreçlerinin tanımlanmamış ve dokümantasyonunun yapılmamış olması,
• Değişim yönetiminin koordine edilememesi,
• Proje kapsamının belirlenmesinde güçlük çekilmesi, kapsamın ihtiyaç duyulandan geniş tutulmaya çalışılması ve beklentilerin doğru aktarılamaması,
• Projenin ana amaçlarına odaklanmadan kişisel isteklere göre yönlendirilmesi ve karar verici noktalarda vizyoner personel bulunmaması,
• Proje ekibinin ve liderinin belirlenmemiş olması.

2. ERP hizmet sağlayıcısından kaynaklı sorunlar

• Sektör tecrübesizliğinin ve iş süreçlerine ilişkin bilgi eksikliğinin olması,
• Müşteri beklentilerinin anlaşılamaması ve projenin kavramsal tasarımının hazırlanmamış olması,
• Kullanıcılarla yeterli ve etkin iletişim kurulmaması,
• Proje planının hazırlanarak önceliklendirme ve etki analizi yapılmaması,
• Projeye yeterli ve deneyimli personel kaynağının ayrılmaması,
• Kullanıcı testleri ve eğitimlerine gereken önemin verilmemesi.
• Proje risklerinin müşteriyle paylaşılmaması, değişen koşullara göre proje kapsamının ve planının revize edilmemesi.

3. Proje ekibi ve çalışan kaynaklı sorunlar

• ERP projesinin ikinci iş olarak görülmesi, gereken özenin gösterilmemesi ve sahiplenilmemesi,
• Personelin mevcut yoğunlukları sebebiyle projeye yeterli zaman ayıramaması,
• Personelin eğitim ve iş süreçlerine ilişkin yeterli bilgiye sahip olmaması,
• İsteksiz, değişime kapalı ve işini kaybetme korkusuyla direnç gösteren çalışanlar olması,
• ERP projesinin IT projesi olarak düşünülmesi.

Sonuç ve Çözüm Önerileri

Başarılı bir kurumsallaşma yolculuğu için ERP uygulamaları gerekli düzen ve disiplini sağlıyor. Bu uygulamaların sağlıklı implementasyonu ve geçişi için en temel koşul ise yapının buna hazır olması. Yapının hazır olmasından kasıt, süreçleri tanımlı, sorumluluklar atanmış, iç kontrol mekanizması tasarlanmış ve çalışan bir işletme.

Ayrıca, yukarıda sıralanan sorunlar arasında doğrudan yer almasa da bazı maddelerden anlaşılacağı üzere, en büyük sorunlardan birisi de ERP projesinin paydaşlarından olan süreç danışmanlarının projeye dahil edilmemesidir. Çünkü süreç danışmanları müşteriyle ERP implementasyonundaki hizmet sağlayıcı firma arasında köprü görevi görerek yukarıda sayılan risklerin bazılarının en aza indirilmesinde etkin rol oynarlar.

Unutulmaması gerekir ki, kriz ve rekabet ortamlarının galibi esnek bir yapıya sahip olan ve değer üreten işletmeler olacaktır.

____________________________