Suistimal ile Mücadelenin Altın Anahtarı: Etkin İç Kontroller

İç kontrollerin varlığı suistimale karşı garantili bir koruma sağlamasa da zararların asgari seviyeye inmesine yardımcı olur ve yarattığı kontrol iklimi ile suistimalciyi caydırır.

Suistimalciler şeffaf olmayan ve kontrolsüz ortamları sever. İşlediği suçu gizlemek için en elverişli ortam budur. Gerçekleşen suistimal vakalarına bakıldığında çoğunun yetersiz iç kontrollerden veya mevcut kontrollerin aşılmasından kaynaklandığını görüyoruz.

Sizinle Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)’nin 2018 yılında yayınladığı çalışan suistimallerine ilişkin araştırmadan üç önemli sonucu paylaşmak istiyorum.

1. Suistimal vakalarının tespit yöntemleri

İlk sonuç vakalarının nasıl tespit edildiğine ilişkin. Çalışmaya göre tespit yöntemleri aşağıdaki gibi:

• İhbarlar (%40)
• İç denetim (%15)
• Yönetim incelemeleri (%13)
• Rastlantı sonucu (%7)
• Muhasebe mutabakatları (%5)
• Bağımsız denetim (4%)

2. Mağdur şirketlerde en sık karşılaşılan kontroller

İkinci sonuç mağdur şirketlerde uygulanan kontrollere ilişkin. Mağdur şirketlerde uygulanan kontrollerin sıklık yüzdeleri aşağıdaki gibi:

• Davranış kuralları (code of conduct) (%80)
• Bağımsız dış denetimi (%80)
• İç denetim departmanı (%73)
• Mali tabloların yönetim onayı (%72)
• Mali tablolara ilişkin iç kontrollerin bağımsız denetimi (%67)
• Yönetim incelemeleri (66%)
• İhbar hattı (63%)

3. Kaybı ve suistimal süresini en fazla azaltan kontroller

Paylaşmak istediğim son sonuç ise suistimal ile mücadelede kullanılan kontrollerinin etkinliğine ilişkin. Kontrolün etkinliği ilgili kontrolün suistimal kayıplarını ne kadar azalttığı ve suistimali ne kadar hızlı tespit ettiği ile doğru orantılı. Kayıp ve süre azaltma yönünden en etkin ilk beş kontrol şunlar (verilen oranlar kaybın ve sürenin azalma yüzdesidir):

Sonuç:

Yukarıdaki sonuçlardan hareketle suistimal ile mücadelenizde size etkin bir iç kontrol ortamı sağlayacak aşağıdaki altın anahtarı sunuyorum:

• Şirketinizde ihbar mekanizması kurun. Araştırma sonuçları en etkili ve en ucuz suistimal ile mücadele yönteminin ihbar mekanizmaları olduğunu gösteriyor.
• Şirketinize özel davranış kurallarınızı oluşturun. Etik ve uyum perspektifinden çalışanlarınızdan beklediğiniz davranışları iletmenin tek ve en etkili yollarından biri budur.
• İş süreçlerinizi ve iç kontrollerinizi risklerinize göre tasarlayın. Değişen koşullardan dolayı tasarlanan ile uygulanan kontroller arasında farklar oluşabileceğini unutmayın.
• İç denetim mekanizması kurun. Suistimalciyi kurduğunuz etkin kontroller ve iç denetim gibi gözetim mekanizmaları ile caydırabilirsiniz.
• Ana amacı suistimali tespit etmek olmayan bağımsız denetim mekanizmasını etkin bir suistimal mücadele aracı olarak görmeyin.
• Suistimal ile mücadelede kaybı ve süreyi en fazla azaltan veri analizinin gücüne inanın. Basit dahi olsa elinizdeki veriler üzerinden analiz yöntemleri geliştirerek anormallikleri ve daha birçok suistimal şüphesi tespit edebilirsiniz.
• Sıklığını ayarlamak kaydıyla sürpriz denetim yapmaktan çekinmeyin. Sürpriz denetimler beklenmeyeni ortaya çıkarabilir.

Anahtar elinizde. Suistimalciye fırsat vermeyin ve kapınızı kilitleyin.